Como sincronizar o PlanningPME com o seu Outlook ou Google Calendar? - Versão Enterprise

Sincronize o horário de um ou mais funcionários e até mesmo o horário de uma sala ou equipamento específico com o seu Outlook ou Google Calendar.
Com a versão Enterprise da aplicação de planeamento em linha PlanningPME, a sincronização dos eventos de um ou mais recursos PlanningPME com o seu Outlook ou Google Calendar torna-se muito fácil!

Esta funcionalidade de sincronização de um ou vários recursos do PlanningPME com o Outlook ou Google Calendar está disponível na versão Enterprise do PlanningPME. A parametrização é feita por cada utilizador e de acordo com os seus direitos de utilização. Cada utilizador do calendário poderá sincronizar o calendário dos recursos que pode consultar no PlanningPME com o seu calendário Outlook ou Google, seguindo os passos abaixo indicados.

Outlook : Ter uma conta do Microsoft 365

Google Calendar : Ter uma conta Google pessoal ou profissional

Se o seu utilizador fizer parte de um reportório empresarial, como o Google Workspace ou o Microsoft Entra, terão de ser efectuadas definições adicionais na sua infraestrutura para permitir a sincronização.

Calendários sincronizados com o Google Calendar

São criados um ou mais calendários no Google Calendar. Se existirem vários calendários, estes são sobrepostos e a cor das tarefas corresponde à cor atribuída ao calendário do recurso.

Calendários sincronizados com o Outlook

São criados um ou mais calendários para além do calendário principal do Outlook. A cor dos eventos corresponde à cor atribuída ao calendário de um recurso.
Existem diferentes possibilidades de apresentar vários calendários ao mesmo tempo no Outlook: modo lado a lado, modo de sobreposição.

Sincronização unidireccional

A sincronização é feita num único sentido: a sincronização dos eventos é feita apenas no sentido da aplicação PlanningPME para o Google Calendar ou Outlook. O software principal é o PlanningPME.

Adicionar, modificar e eliminar um evento do PlanningPME

Adicionado: Todos os eventos (tarefas e indisponibilidades) criados a partir do PlanningPME são criados no calendário remoto.

Modificação: Sendo o software principal o PlanningPME, para modificar um evento, é necessário fazê-lo a partir do software em linha PlanningPME.
Para facilitar as alterações, é enviada uma ligação para o evento PlanningPME em cada evento sincronizado do calendário remoto. Assim, para modificar o evento, basta clicar na ligação.

Eliminação: Todos os eventos (tarefas e indisponibilidades) eliminados do PlanningPME são eliminados no calendário remoto.

Opção de envio de informações para o Outlook ou para o Google Calendar

Pode escolher os campos que pretende ver na área de comentários dos eventos do Outlook e do Google Calendar no menu Ferramentas -> Descrição -> Google Calendar / Microsoft Outlook na aplicação PlanningPME. Por exemplo, apresentar o endereço completo do compromisso, e/ou o estado de um evento e/ou qualquer campo personalizado.

Interromper a sincronização e apagar o calendário remoto

Cada utilizador da agenda pode optar por interromper a sincronização com o calendário remoto assim que o desejar. Para o fazer, no menu "Os meus calendários", clique no botão "Eliminar" do calendário remoto que pretende deixar de sincronizar. Ao eliminar, tem a opção de eliminar o calendário remoto criado pelo PlanningPME ou de o manter.

Direito de sincronização com o Outlook e/ou o Google Calendar

Ao nível dos direitos de grupo do utilizador (menu Dados -> Grupo), é possível escolher se o utilizador pode sincronizar o PlanningPME com o Outlook (Os meus calendários / Microsoft Outlook) e/ou com o Google Calendar (Os meus calendários / Google Calendar).

Que recursos podem ser sincronizados pelo utilizador?

Nos direitos do utilizador (menu Dados -> Utilizador), pode escolher os serviços a serem lidos por cada utilizador. O utilizador poderá então sincronizar todos os recursos que fazem parte do(s) serviço(s) que pode visualizar.