Automatização do fluxo de trabalho e gestão de documentos com o Arxivar

Muitas empresas trabalham com a Arxivar. Graças ao seu motor de fluxo de trabalho livremente configurável, esta plataforma é capaz de realizar a gestão de documentos (DMS) e a gestão de processos empresariais. A criação de um processo integrado de planeamento e gestão empresarial torna o trabalho diário mais ágil e a informação mais fluida e homogénea.
O objectivo desta integração é simplificar o planeamento do pessoal ao mesmo tempo que se ganha em capacidade de resposta e produtividade. Como?
Criando um fluxo de trabalho que minimize a introdução manual de dados na criação de novos postos de trabalho e oriente os recursos na elaboração de relatórios de actividades..
Além disso, a integração oferece uma sala de controlo, onde se pode monitorizar o progresso das encomendas e actividades em curso, acedendo a dados e documentos num único ambiente web partilhado.

Além de poder explorar o potencial documental da ARXivar na construção de um arquivo digital, desfrutando das vantagens/benefícios de contar com um potente motor de Workflow, a integração com PME torna possível toda a gestão dos recursos da empresa. De facto, a informação é partilhada em tempo real com colaboradores e clientes devido à possibilidade de enviar e-mails e notificações automatizadas.

A compilação de folhas de trabalho, folhas de horas diárias, pedidos de férias, autorizações, etc... será simplificada e os dados serão imediatamente mais facilmente utilizáveis e controláveis. Também será possível consultar as restantes férias, as formações realizadas, as tarefas e nomeações dos seus empregados, gerir as horas de trabalho do seu pessoal, as ausências, ou mesmo as missões a realizar.

Algumas outras vantagens num piscar de olhos:

• Melhoria do trabalho colaborativo e remoto.
• Aumento da colaboração e processos de autorização orientados.
• Criação de um único arquivo digital partilhado que pode ser facilmente interrogado
• Possibilidades de diálogo virtualmente ilimitadas com os seus sistemas e arquivos de informação empresarial
• Utilizadores ilimitados sem custos adicionais.
• Interface web reactiva e layouts dedicados e configuráveis.
• Aplicação móvel gratuita para iOs e Android disponível.
• Escalabilidade do sistema, tanto em termos do número de processos como da quantidade de informação recolhida e gerida.

A integração tem lugar a nível de processo, oferecendo uma experiência de utilizador dentro de um único ambiente de trabalho. A informação chega sob a forma de "Tarefa/Actividades" e o seu progresso estará automaticamente disponível para todas as áreas habilitadas da empresa; o planeamento no PlanningPME pode proceder como habitualmente. Os recursos receberão uma notificação dizendo-lhes quais as tarefas que têm de executar, e o acompanhamento do progresso do trabalho será orientado pelo processo de equilíbrio final que informará sobre o que foi feito ao nível do trabalho. A ligação entre os dois sistemas é feita através de um conector desenvolvido ad hoc através do qual a ARXivar acede e reporta todos os dados no PlanningPME.

As actividades no PlanningPME, independentemente da sua duração temporal (diária ou multi-dia) são interceptadas com base no seu "Estado" e como eventos actuam como motores de automatismos específicos definidos nos fluxos de trabalho (notificações, pedidos de actividade, e-mails automatizados, ...).

Quando uma empresa "corre mal" repara logo, quando corre bem, não corre...

Quais são os benefícios mínimos que podemos esperar?

As vantagens dizem principalmente respeito à diferenciação qualitativa na relação com o cliente: muitas vezes organizar-se é mais difícil do que parece. Alguma vez lhe aconteceu atribuir um recurso a duas actividades, ao mesmo tempo? Ou inventar desculpas para adiar as nomeações porque está sobrecarregado com compromissos?

Todos estes são exemplos em que os nossos desafios diários brilham. É por isso que pensamos que uma melhor organização e uma maior eficiência são também elementos distintivos para os nossos clientes.

Agilidade e uniformidade do método de trabalho

Cada um tem o seu próprio método de trabalho e por isso parece que a Empresa tem "muitos" métodos de trabalho, o que muitas vezes não é bom. Um método de trabalho ágil, flexível mas estudado e aplicado nas várias fases dos processos da empresa, significa também uma maior transmissão de conhecimentos (sombra, capacidade de moldar o sistema em virtude do método organizacional) entre os colaboradores que se revezam no tempo.

Eu transformo o meu dia de trabalho

Tenho ferramentas e tempo para elaborar estratégias.

Passar o seu tempo a tentar recolher dados de actividade perguntando aos seus colegas de trabalho e colegas é frustrante, muito frequentemente para ambos: a pessoa que pergunta e a pessoa que tem de responder.Predominantemente, isto deve-se à fraca integração entre os sistemas em uso.
Através desta integração, o seu tempo irá desde a difícil recolha de dados até à análise e comparação.

O seu dia de trabalho será transformado: processos organizados, aproveitando os fluxos de trabalho do sistema que configurou, transportará informação e tornará os dados fáceis de analisar porque já são homogéneos e relacionados entre si.

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