Tudo o que você precisa saber sobre fichas de intervenção, desde a sua criação até a sua utilização.

Definição

Uma ficha de intervenção é um documento normalizado que serve para registar toda a informação relativa a uma intervenção técnica ou a um serviço prestado. Essa planilha pode estar em papel ou em formato digital (como um PDF) e normalmente é usada para rastrear e planejar vários tipos de atividades. Essas atividades podem incluir, mas não estão limitadas a, trabalhos de manutenção, solução de problemas, ajuda doméstica ou qualquer outra forma de serviço técnico ou profissional. A ficha de intervenção contém detalhes como a data da intervenção, o nome do técnico responsável, a descrição da tarefa ou problema resolvido, os materiais utilizados, o tempo despendido e outras informações relevantes. Serve tanto como meio de comunicação entre as diferentes partes envolvidas (como o técnico, o cliente e a gestão) como como registo de monitorização e histórico de intervenções.

O principal objetivo de uma ficha de intervenção é documentar de forma detalhada e estruturada todas as ações e informações associadas a uma intervenção técnica ou serviço prestado. Aqui estão alguns propósitos específicos para os quais essas planilhas são normalmente usadas:

• Rastreabilidade e Qualidade de Serviço : O formulário permite acompanhar com precisão o que foi feito, por quem, quando e como. Isto ajuda a manter um elevado nível de qualidade de serviço e garante que todas as etapas da intervenção foram realizadas de acordo com os padrões e expectativas.
• Comunicação : Serve como ponto de referência para a comunicação entre diferentes stakeholders, como técnicos, gestores e clientes. Isto garante que todos estejam na mesma página em relação às expectativas e resultados da intervenção.
• Planejamento e gerenciamento de recursos : Os cartões de trabalho podem ajudar a planejar trabalhos futuros, fornecendo dados sobre requisitos de materiais, tempo necessário para concluir determinadas tarefas e muito mais. Este tipo de informação é crucial para uma gestão eficaz de recursos e tempo.
• História e Arquivo : Manter um registo das intervenções passadas pode ser muito útil para resolver problemas futuros ou por razões legais. O histórico de listagem pode mostrar padrões ou problemas recorrentes que precisam de atenção.
• Faturamento e Transparência : Em determinados casos, a ficha de intervenção pode servir de base à faturação dos serviços prestados. Fornece um registro detalhado dos trabalhos realizados, o que pode ajudar a justificar custos e proporcionar total transparência ao cliente.

As fichas de intervenção são utilizadas em diversos ofícios e setores que envolvem trabalhos técnicos, manutenção, solução de problemas ou ajuda domiciliar. Aqui estão alguns exemplos de profissões e áreas onde essas planilhas são comumente usadas:

• Manutenção industrial : No setor industrial, os técnicos de manutenção utilizam planilhas para acompanhar reparos, inspeções e manutenções preventivas de equipamentos e máquinas.
• IT : Solucionadores de problemas de computador e administradores de rede usam essas planilhas para registrar detalhes dos problemas encontrados e soluções fornecidas, desde a simples depuração até a configuração de redes complexas.
• Ajuda doméstica : Os profissionais de apoio domiciliário, como cuidadores ou empregadas domésticas, podem utilizar fichas de intervenção para anotar os serviços prestados durante as suas visitas, sejam eles cuidados médicos ou tarefas domésticas.
• Ar condicionado e aquecimento : Os técnicos que instalam ou reparam sistemas de ar condicionado e aquecimento usam essas folhas para anotar especificações do sistema, peças substituídas e outros detalhes pertinentes.
• Encanamento : No domínio da canalização, estas fichas podem ser utilizadas para acompanhar intervenções, sejam reparações, instalações ou manutenções regulares.
• Trabalhos públicos : Engenheiros e técnicos de obras públicas também podem usar planilhas para documentar os detalhes de seus projetos, como a reparação de estradas ou a instalação de infraestrutura pública.
• Eletricidade : Os eletricistas usam essas planilhas para registrar informações sobre instalações e reparos elétricos, incluindo especificações de circuitos, materiais usados ??e testes realizados.
• Saúde : No setor de saúde, os técnicos responsáveis ??pela manutenção de equipamentos médicos utilizam cartões para rastrear manutenções e reparos realizados em dispositivos como scanners, aparelhos de raio-X, etc.

Estes exemplos não são exaustivos e as fichas de intervenção podem ser adaptadas a muitas outras profissões e setores onde é importante acompanhar as tarefas, manter a rastreabilidade e garantir uma qualidade de serviço constante.

Para criar fichas de intervenção e manter um histórico estruturado das diversas missões realizadas, podem ser utilizadas diversas ferramentas e softwares, alguns dos quais são:

• Software especializado de gestão de intervenções

  O PlanningPME é uma ferramenta de planeamento flexível que facilita não só a criação e gestão de fichas de intervenção mas também a sua historicização. Permite ampla personalização das fichas, facilitando assim a adaptação a diversas profissões e setores. Além disso, facilita o planeamento de recursos e de equipas, ao mesmo tempo que proporciona uma visão clara e concisa do planeamento da intervenção.

• Gerentes de manutenção auxiliada por computador (CMMS)

  Este software é particularmente útil em indústrias onde a manutenção e as intervenções técnicas são regulares e requerem uma monitorização meticulosa.

• Sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM)

  Alguns CRMs oferecem funcionalidades que permitem criar e acompanhar fichas de intervenção, proporcionando assim um acompanhamento eficaz e estruturado do cliente.

• Pacotes Office (como Microsoft Office)

  Softwares como Excel ou Access podem ser configurados para criar e armazenar fichas de intervenção, embora estas soluções sejam geralmente menos otimizadas para a gestão de intervenções do que softwares dedicados como o PlanningPME.

• Plataformas em nuvem e soluções de colaboração online

  Estas ferramentas permitem a colaboração em tempo real e o acesso remoto às fichas de intervenção, facilitando assim a gestão da intervenção para equipas geograficamente dispersas.

Cada ferramenta tem as suas vantagens e a escolha dependerá de vários factores, incluindo o orçamento, as especificidades da profissão e o volume de intervenções a gerir. Softwares como o PlanningPME oferecem uma solução completa que pode ser personalizada para atender às necessidades específicas de cada empresa, facilitando assim a criação de fichas de intervenção e a preservação de um histórico estruturado das intervenções realizadas.