Notificação de eventos

Notificações automáticas (e-mail e SMS)

Mantenha-se sempre informado, graças às notificações, sobre novas tarefas ou pedidos de período de ausência no planeamento!
Na versão Premium do PlanningPME Web Access, é possível configurar o envio de notificações automáticas por e-mail e/ou SMS aos utilizadores, recursos e/ou clientes de acordo com filtros e ações definidos.

As notificações estão incluídas na versão «Premium» do PlanningPME Web Access. Quando seleciona a versão «Premium», é apresentado um menu «Notificações» no menu Dados. Se desejar beneficiar desta funcionalidade, não hesite em contactar-nos para alterar o seu plano de subscrição.

Para o ajudar a criar as suas notificações automáticas, siga os passos descritos abaixo. Em primeiro lugar, aceda ao menu Dados -> Notificações e, a seguir, clique em «Adicionar» para criar uma notificação.

Descrição dos campos disponíveis

nome preencha a etiqueta da sua notificação
Evento : escolha se a sua notificação implica os eventos do tipo «Tarefa» ou «Indisponibilidade».
Filtros: escolha os filtros a aplicar para esta notificação das seguintes opções:

• O rótulo : a notificação é acionada para todas as etiquetas de eventos ou só para algumas?
• Recursos: quais são os recursos implicados?
• Serviços: quais são os serviços implicados na notificação?

Ações : para cada ação, pode escolher o momento, o tipo de’ação e o tipo de alvo.

• Quando... : escolha, da seguinte lista, em que momento a notificação é enviada:
  Quando a categoria passa para...
  Quando o estado passa para...
  Quando o evento é criado
  Quando o evento é alterado
  Quando o evento é criado ou alterado
• Tipo de ações : escolha entre as seguintes ações: Enviar por e-mail ou Enviar por SMS
• Tipo de alvos : de acordo com o tipo de ação escolhido, as notificações serão enviadas a um ou mais utilizadores da sua escolha, ou aos recursos ou aos clientes ligados ao evento.
  

Pré-requisitos

Para que os seus diferentes alvos (utilizador, recurso e cliente) possam receber um e-mail, é imperativo que o campo de e-mail seja preenchido nas fichas correspondentes do utilizador, do recurso e do cliente. Certifique-se de que estes dados são introduzidos corretamente.

Campos enviados

Os campos enviados predefinidos são os seguintes:

• Date
• Etiqueta da tarefa ou da indisponibilidade
• Estado da tarefa ou da indisponibilidade
• O nome dos recursos implicado
• Botão «Ver o evento» : este botão aparece exclusivamente no e-mail se o alvo for um utilizador ou um recurso do planeamento. Ao clicar neste botão, se for um utilizador do planeamento com sessão iniciada, o evento será aberto diretamente no planeamento na data implicada. Se o alvo for um cliente, este botão não aparece no e-mail automático.

Deseja personalizar o modelo enviado por e-mail? É possível. Não hesite em contactar-nos para para obter um orçamento.

Pré-requisitos

O campo «Telemóvel» dos diferentes alvos (recurso e cliente) deve ser preenchido de acordo com o formato internacional (com o código do país) nos ecrãs correspondentes para que possam receber uma SMS.

Envio com Amazon Web Services

O envio de SMS é feito pela Amazon Web Services, e deve primeiro abrir uma conta AWS. Uma vez criada a sua conta, configure a Simple Notification Service e gira a chave de acesso ao IAM. Esta chave deve ser fornecida à nossa equipa técnica quando encomenda, a fim de activar o envio de SMS no seu acesso. Poderá então gerir os seus créditos e o seguimento dos envios na consola de gestão AWS.

NB: Se estiver a utilizar outro fornecedor de SMS, contacte-nos para que possamos rever os seus pedidos de desenvolvimento.

Campos enviados

Os campos enviados predefinidos são os seguintes:

• Date
• Etiqueta da tarefa ou da indisponibilidade
• Estado da tarefa ou da indisponibilidade
• O nome dos recursos implicado
• Ligação para o evento : a ligação aparece exclusivamente se o alvo for um recurso. Ao clicar nesta ligação, se for um utilizador do planeamento com sessão iniciada, o evento será aberto diretamente no planeamento na data do evento implicado. Se o alvo for um cliente, este botão não aparece no SMS.

Para cada destinatário-alvo (recurso, cliente e utilizador), pode definir um idioma de comunicação entre os idiomas disponíveis na aplicação (francês, inglês, espanhol, etc.). A notificação será enviada no idioma escolhido para cada destinatário-alvo.

O utilizador que cria as notificações terá possibilidades de acordo com os seus direitos de utilização no planeamento.

Gestão a nível dos grupos de utilizadores

Pode restringir o acesso à gestão de notificações (Menu Dados -> Notificações) a nível do grupo do utilizador. Para fazer isso, basta ir para o Menu Dados-Grupo e, a seguir, para o separador Geral e desmarcar a opção Notificação na secção Configurações internas do software.

Restrições a nível dos filtros

• Limitações dos serviços : os recursos apresentados são os serviços sobre os quais o utilizador dispõe dos direitos de leitura.
• Limitações dos recursos : os recursos apresentados são os recursos ligados aos serviços sobre os quais o utilizador dispõe dos direitos de leitura.
• Limitações das etiquetas : as etiquetas apresentadas são as etiquetas relativas aos serviços sobre as quais o utilizador dispõe dos direitos de leitura.

Restrições a nível das ações

• Restrição de alvos do utilizador : se o utilizador tem acesso à gestão dos direitos de utilização, poderá escolher qualquer utilizador para o alvo. Se não tiver acesso à gestão de direitos, só poderá selecionar o seu nome de utilizador.

Restrição do acesso a notificações criadas por outros utilizadores

A lista de notificações é filtrada pelo utilizador. Na verdade, um utilizador só vê as notificações de acordo com os seus direitos de utilização.

Exemplo 1: Notificações do período de ausência

Descripção

Quando um período de ausência é criado de acordo com o planeamento para um empregado da Assistência técnica, o responsável, Paul, é notificado por e-mail.
Quando o empregador aceita ou recusa o período de ausência (alterando o estado do evento), o empregado é notificado por e-mail.

Tabela de configuração

nome	Notificações de período de ausência da Assistência técnica
Evento	Indisponibilidade
Filtros	Etiqueta = Dias de folga Departamento = Assistência técnica
Ações	Ação 1 Quando o evento é criado Tipo de ações = enviar um e-mail / Tipo de alvo = Utilizador / Escolha do utilizador = Paul Ação 2 Quando o estado passa para... confirmado; recusado Tipo de ação = enviar um e-mail/Tipo de alvo = Recurso

Exemplo 2: Notificação do compromisso

Descripção

Para todos os empregados de marketing ou comerciais, quando um compromisso é criado, alterado ou eliminado, o empregado é notificado por e-mail.
Além disso, o cliente recebe um e-mail quando o compromisso é confirmado.

Tabela de configuração

As minhas marcas : notificações sob a forma de lista e marcas

Uma notificação informa o utilizador da criação ou alteração de uma tarefa e/ou de uma indisponibilidade relativamente ao planeamento. As notificações são definidas pelo utilizador e este será avisado, sempre que houver uma alteração, por um ponto vermelho e por uma lista.

Para ativar esta opção, vá para o menu Ferramentas -> Opções -> Evento e selecione « Ativar As minhas marcas ». A seguir, no menu Conta, a opção "As minhas marcas" é apresentada.

Cada utilizador tem a possibilidade de configurar as suas próprias notificações. Os utilizadores podem escolher o tipo de notificação que pretendem, bem como adicionar e/ou modificar eventos.

Por exemplo, um gestor pode querer ser informado quando um novo caso de indisponibilidade é adicionado ao calendário.

Ponto vermelho: Quando um utilizador se liga ao sistema, os pontos vermelhos indicam os eventos (tarefas ou indisponibilidades) que foram criados ou modificados na programação do recurso.

Lista de notificações: Tem igualmente uma lista de todas as notificações no menu Conta-> As minhas marcas.

Para eliminar uma notificação, basta abrir a tarefa ou a indisponibilidade afetada pela notificação.