Quais são os custos do principal software de gestão de planeamento em 2024?

A gestão de planeamento é um pilar fundamental na organização e gestão de recursos, seja em ambiente profissional ou pessoal. Em ambiente profissional, a gestão de horários diz respeito sobretudo à coordenação de atividades, à distribuição de tarefas, à gestão do tempo e à otimização dos recursos humanos e materiais. Com a evolução das tecnologias e o aumento das exigências de eficiência e produtividade, o software de gestão de planeamento tornou-se uma ferramenta essencial para empresas de todas as dimensões.

O que é um software de planeamento?

O software de planeamento de horários é uma aplicação informática concebida para ajudar os utilizadores a organizar e gerir eficazmente os horários, as tarefas e os recursos. Estas ferramentas permitem aos utilizadores criar, editar e controlar os horários de uma forma intuitiva e flexível. Incluem frequentemente funcionalidades como o acompanhamento de ausências, o planeamento de projetos, a gestão da disponibilidade e muito mais.

Porque é que a gestão do planeamento é crucial?

Numa empresa, a gestão de planeamento é essencial por várias razões:

1. Otimização do tempo : Um bom planeamento ajuda a distribuir o tempo de trabalho de forma eficiente, assegurando que cada tarefa é concluída dentro do prazo previsto.
2. Redução de erros : Ao automatizar o planeamento, o software minimiza o risco de erros humanos, como a marcação dupla ou o esquecimento de tarefas importantes.
3. Melhorar a produtividade : Uma gestão eficaz do planeamento ajuda a maximizar a utilização dos recursos disponíveis, quer se trate de pessoal, equipamento ou instalações.
4. Flexibilidade e adaptação : O software de planeamento permite-lhe reagir rapidamente a eventos imprevistos, como ausências de última hora, alterações de prioridades ou emergências, reorganizando facilmente os horários.
5. Transparência e comunicação : Estas ferramentas facilitam a comunicação entre as equipas, proporcionando uma visibilidade clara das responsabilidades e das tarefas atribuídas, o que promove a colaboração e a coesão no seio das equipas.

Tipos de software de planeamento

Existe uma grande variedade de software de planeamento disponível, cada um adaptado a necessidades específicas:

• Gestão do planeamento da equipa : Destina-se a empresas que necessitam de organizar o trabalho de vários empregados ou equipas.
• Gestão de projetos : Concebido para gerir projetos complexos com dependências de tarefas, prazos e recursos diversos.
• Planeamento dos recursos humanos : Centrado na gestão dos horários de trabalho, das férias e das ausências do pessoal.
• Calendário de reservas : Utilizado para gerir as reservas de salas, equipamentos ou outros recursos.

Conclusão da introdução

A gestão de planeamento, quando é dominada corretamente, pode transformar a forma como uma empresa funciona diariamente. Ao adotar um software de gestão de planeamento, as empresas podem não só poupar tempo, como também melhorar a sua eficiência, reduzir custos e satisfazer melhor as necessidades dos seus clientes. No contexto atual, em que a capacidade de resposta e a organização são trunfos importantes, estas ferramentas revelam-se valiosos aliados para qualquer estrutura que procure otimizar os seus processos internos.

Escolher o software de planeamento certo pode ser um desafio, dada a variedade de opções disponíveis no mercado. Para ajudar as empresas e os profissionais a fazer uma escolha informada, é crucial compreender os critérios essenciais a considerar na seleção de uma ferramenta deste tipo. Estes critérios determinarão não só a eficácia do software, mas também a sua adequação às necessidades específicas do utilizador.

1. Caraterísticas principais

Ao selecionar um software de agendamento, é importante avaliar as funcionalidades oferecidas e verificar se correspondem às necessidades da empresa. Eis algumas caraterísticas obrigatórias:

• Programação e atribuição de tarefas : O software deve permitir o planeamento fácil de tarefas, com a possibilidade de as atribuir a diferentes pessoas ou equipas, definir prioridades e estabelecer prazos.
• Gestão da disponibilidade : É essencial que o software permita o acompanhamento da disponibilidade dos recursos, sejam eles humanos, equipamentos ou outros recursos físicos.
• Gestão das ausências e das férias : Um bom software deve oferecer ferramentas para gerir ausências, licenças e eventos imprevistos, a fim de evitar conflitos de horários e manter a continuidade das operações.
• Notificações e lembretes : Os alertas automáticos para tarefas futuras ou alterações de planeamento são cruciais para manter toda a gente informada e recetiva.
• Visualização do planeamento : Uma interface visual intuitiva (como calendários, gráficos de Gantt ou quadros Kanban) é essencial para uma visão rápida e clara do calendário.

2. Adaptabilidade e flexibilidade

Um bom software de calendarização deve ser flexível para se adaptar a diferentes estruturas empresariais e indústrias. Isto inclui:

• Personalização : A capacidade de personalizar vistas, campos e fluxos de trabalho para corresponder a processos empresariais específicos.
• Escalabilidade : O software deve ser capaz de evoluir com a empresa, suportando um número crescente de utilizadores, projetos ou recursos.
• Integração com outras ferramentas : A compatibilidade com outro software (como ERP, CRM ou ferramentas de comunicação) é crucial para uma gestão harmoniosa e unificada das operações.

3. Experiência do utilizador

A interface do utilizador desempenha um papel fundamental na adoção e eficácia do software. Um bom software de planeamento deve ser..:

• Fácil de utilizar : Uma interface intuitiva que não requer formação extensiva para ser utilizada eficazmente.
• Acessível : O software deve ser acessível em diferentes plataformas (desktop, móvel, web) para permitir uma gestão flexível dos planeamentos, independentemente da localização do utilizador.
• Suporte multilingue : Para empresas internacionais ou multilingues, o suporte para várias línguas pode ser um fator decisivo.

4. Apoio ao cliente e formação

O nível de apoio ao cliente fornecido pelo editor do software é um fator importante a considerar:

• Apoio técnico : Certifique-se de que o fornecedor oferece um suporte técnico reativo e acessível, caso surjam quaisquer problemas ou questões.
• Recursos de documentação e formação : Os guias do utilizador, os tutoriais em linha e as sessões de formação podem facilitar muito o manuseamento do software pelas equipas.

5. Segurança e conformidade

A segurança dos dados é uma consideração importante, especialmente quando gere informações sensíveis, como horários de funcionários, dados de clientes ou detalhes de projetos estratégicos:

• Conformidade regulamentar : Certifique-se de que o fornecedor oferece um apoio técnico reativo. Certifique-se de que o software está em conformidade com os regulamentos atuais (por exemplo, o RGPD na Europa) relativos à proteção de dados.
• Permissões de acesso : A capacidade de gerir os direitos de acesso para cada utilizador ou grupo de utilizadores é crucial para garantir a confidencialidade das informações.

6. Modelo de custos e preços

O preço é, obviamente, um critério importante, mas deve ser avaliado em relação às caraterísticas e benefícios oferecidos:

• Modelo de preços : Compare diferentes modelos de preços (taxa única, subscrição mensal ou anual, preços por utilizador) para ver qual é o que melhor se adapta às suas necessidades e orçamento.
• Valor acrescentado : Analise a relação qualidade/preço, considerando as funcionalidades, o suporte e as atualizações incluídas no preço.
• Teste gratuito : O software que oferece um período de avaliação gratuito permite-lhe testar o produto antes de assumir um compromisso financeiro, o que é uma vantagem.

Conclusão dos critérios de seleção

Ao considerar estes critérios, estará mais bem preparado para selecionar um software de gestão de horários que não só satisfaça as necessidades atuais da sua empresa, como também seja capaz de crescer com ela. É importante definir claramente as suas prioridades antes de começar a comparar os produtos disponíveis, pois isso permitir-lhe-á escolher a ferramenta que oferecerá o melhor retorno do investimento, simplificando a gestão dos seus horários.

1. Asana

A Asana é uma plataforma de gestão de projetos e tarefas concebida para ajudar as equipas a organizar, acompanhar e gerir o seu trabalho. A Asana tornou-se uma das ferramentas mais populares no domínio da gestão de projetos, particularmente apreciada pela sua facilidade de utilização e flexibilidade. É adequada tanto para pequenas equipas como para grandes empresas.

Principais caraterísticas :

• Gestão de tarefas : Crie, atribua e monitorize tarefas com opções para definir datas de vencimento, prioridades e adicionar sub-tarefas.
• Projetos : Organize o trabalho em projetos, com opções para visualizar projetos como listas, quadros Kanban ou calendários.
• Colaborações : A Asana permite que os membros da equipa colaborem em tempo real, com comentários de tarefas, menções de colegas e notificações automáticas.
• Carteiras : Gerir vários projetos em simultâneo, com uma visão geral do progresso, do estado e dos riscos.
• Integrações : A Asana integra-se com muitas outras ferramentas, incluindo o Slack, o Microsoft Teams, o Google Drive e muito mais.

Público-alvo : A Asana é ideal para equipas de todas as dimensões, especialmente as que procuram uma ferramenta simples mas poderosa para gerir projetos de forma colaborativa.

2. ClickUp

O ClickUp é uma plataforma de gestão de trabalho tudo-em-um que combina gestão de tarefas, colaboração, documentação, controlo de tempo e muito mais.

Principais caraterísticas :

• Gestão de tarefas e projetos : O ClickUp permite-lhe criar e organizar tarefas de várias formas, incluindo listas, quadros Kanban, calendários e gráficos de Gantt.
• Automatizações : Crie automatizações para reduzir as tarefas repetitivas, como a atribuição automática de tarefas ou o envio de notificações.
• Controlo do tempo : Acompanhe o tempo gasto em cada tarefa diretamente na plataforma, com opções para relatórios detalhados.
• Personalização : Personalize quase todos os aspetos da ferramenta, desde os campos de tarefas aos modelos de projetos, para se adaptar perfeitamente às suas necessidades.
• Documentos e wikis : Crie documentos e wikis diretamente no ClickUp para centralizar a informação e torna-la acessível a toda a equipa.

Público-alvo : O ClickUp é particularmente adequado para equipas que procuram uma ferramenta altamente flexível capaz de centralizar a gestão de projetos, tarefas e documentação num único local.

3. PlanningPME

O PlanningPME é um software de gestão de planeamento concebido para responder às necessidades específicas de todas as empresas através de uma personalização avançada. Especializado na gestão de horários, seja para recursos humanos, projetos ou serviços, a sua interface intuitiva torna-o muito acessível.

Principais caraterísticas :

• Gestão do planeamento : Crie e gira os horários visualmente, com a capacidade de planear as horas dos empregados, controlar a disponibilidade e gerir as ausências.
• Gestão de recursos : Visualize e otimize a utilização dos recursos, evitando a sobrecarga de trabalho e equilibrando as tarefas entre os membros da equipa.
• Alertas e notificações : Receba notificações de alterações de horários, conflitos de horários ou eventos importantes.
• Relatórios e análises : Elabore relatórios pormenorizados para analisar a distribuição do trabalho, as ausências e o desempenho global.
• Personalizar os horários : Adapte as vistas e as funcionalidades às necessidades específicas da sua empresa.
• Integrações e APIs : O PlanningPME integra-se com outros sistemas de informação, permitindo uma interoperabilidade perfeita dentro da empresa.

Público-alvo : O PlanningPME foi concebido para as empresas que necessitam de uma ferramenta dedicada à gestão do planeamento, particularmente útil em sectores onde a gestão de equipas e recursos é crítica.

4. Smartsheet

O Smartsheet é uma plataforma de gestão de trabalho inspirada em folhas de cálculo que combina o poder das folhas de cálculo com funcionalidades avançadas de gestão de projetos. A ferramenta é particularmente popular entre os utilizadores com experiência em Excel, proporcionando flexibilidade para gerir projetos complexos, mantendo a facilidade de utilização.

Principais caraterísticas :

• Folhas de cálculo avançadas : Crie folhas de cálculo dinâmicas para acompanhar tarefas, projetos, orçamentos e muito mais com capacidades de cálculo avançadas.
• Gestão de projetos : Utilize gráficos de Gantt, quadros Kanban e calendários para organizar projetos e acompanhar o progresso.
• Automatizações : Automatize processos repetitivos com regras de automatização que podem acionar notificações, lembretes ou alterações de estado.
• Colaboração : O Smartsheet permite a colaboração em tempo real com comentários, menções e alertas.
• Painéis de controlo e relatórios : Crie painéis de controlo e relatórios personalizados para obter uma visão abrangente do desempenho e dos resultados.

Público-alvo : O Smartsheet é ideal para empresas e equipas que necessitam de uma ferramenta flexível e poderosa para gerir projetos complexos, especialmente as que se sentem confortáveis a utilizar folhas de cálculo. É adequado para empresas de média e grande dimensão.

5. Visual Planning

O Visual Planning é um software de gestão de horários altamente configurável que permite às empresas de vários sectores gerir eficazmente os seus recursos, projetos e equipas.

Principais caraterísticas :

• Visual planning : O Visual Planning permite-lhe criar calendários utilizando visualizações como calendários, quadros Kanban e gráficos de Gantt, facilitando a gestão de recursos e projetos.
• Gestão de recursos : Acompanhar e gerir os recursos humanos, materiais e financeiros, assegurando a sua utilização otimizada e evitando conflitos de horários.
• Personalização avançada : A ferramenta oferece uma ampla personalização de vistas, relatórios e fluxos de trabalho para satisfazer as necessidades específicas de cada empresa.
• Relatórios e análises : Gere relatórios pormenorizados para monitorizar indicadores-chave de desempenho (KPI), analisar dados e tomar decisões informadas.
• Integrações e APIs : Integrações: tal como acontece com a Asana e o PlanningPME, o Visual Planning integra-se com muitas outras ferramentas.

Público-alvo : O Visual Planning destina-se a empresas de média e grande dimensão com necessidades complexas de gestão de horários, especialmente em sectores como a construção, a engenharia, os cuidados de saúde e os serviços públicos.

Conclusão

Estes cinco produtos oferecem uma gama diversificada de funcionalidades adaptadas a diferentes necessidades de gestão de horários. O Asana e o ClickUp são particularmente poderosos para a gestão de projetos colaborativa e flexível, enquanto o PlanningPME e o Visual Planning se destacam pela sua especialização na gestão de prazos e pela sua capacidade de adaptação a sectores específicos. O Smartsheet combina a familiaridade das folhas de cálculo com funcionalidades avançadas de gestão de projetos, tornando-o ideal para empresas com processos complexos para gerir. Dependendo das suas necessidades específicas, cada uma destas ferramentas pode ser a escolha certa para melhorar a gestão de prazos na sua organização.

Tabela de comparação das versões Starter, Unlimited, Standard e Pro

Para começar, a versão Starter da Asana, a versão Unlimited do ClickUP, a versão Standard do PlanningPME e a versão Pro do SmartSheet permitir-lhe-ão personalizar o produto com campos personalizados de acordo com a sua atividade.

Tabela de comparação de preços para a marcação de 19 técnicos

Como chefe do departamento de manutenção, quero programar os meus técnicos

Quadro comparativo de preços para a programação de 49 empregados

Como gerente de uma empresa no sector da construção, gostaria de planear o trabalho de 49 funcionários e quero dar a cada um deles acesso à ferramenta.

Tabela de comparação das versões Advanced, Business e Premium

Se pretender uma autenticação avançada, terá de efetuar uma atualização, o que implicará um custo adicional.

Tabela de comparação de preços para a programação de 199 engenheiros

Como gestor de uma empresa com vários locais e 1000 funcionários, o departamento de TI precisa de agendar 199 engenheiros com autenticação SAML segura

A diferença entre o pagamento por utilizador e o pagamento por recurso no software de planeamento, como o PlanningPME, reside principalmente na forma como as taxas são calculadas e aplicadas com base na utilização e nas necessidades da empresa. Eis uma explicação destes dois modelos de preços:

1. Pagamento por utilizador

No modelo de preços por utilizador, a taxa é calculada com base no número de pessoas que irão utilizar o software. Cada utilizador é uma pessoa distinta que precisa de ter acesso ao software para realizar tarefas como gerir horários, criar relatórios, comunicar com as equipas, etc.

Caraterísticas do pagamento por utilizador :

• Preços : Paga um montante fixo por mês ou por ano por cada utilizador que tenha uma conta no software. Por exemplo, se um plano custar 10 euros por utilizador e por mês, e se tiver 10 utilizadores, o seu custo total será de 100 euros por mês.
• Ideal para : Empresas em que o software é utilizado ativamente por vários membros da equipa, cada um deles necessitando de funcionalidade total e acesso constante ao software.
• Benefícios :
  • Simplicidade : Fácil de compreender e prever, uma vez que o custo aumenta linearmente com o número de utilizadores.
  • Escalabilidade : Permite-lhe ajustar facilmente o número de utilizadores com base no crescimento da empresa ou nas necessidades sazonais.
• Desvantagens :
  • Custo potencial : Pode tornar-se dispendioso para grandes equipas em que todos os membros necessitam de acesso.

2. Pagamento por recurso

No modelo de preços baseado em recursos, as taxas são calculadas com base no número de recursos que gere ou agenda no software, em vez do número de pessoas que utilizam o software. Um recurso pode ser um empregado, uma máquina, uma sala ou qualquer outra coisa que precise de programar ou gerir como parte das suas operações.

Caraterísticas do pagamento por recurso :

• Preços : Paga com base no número de recursos ativos que gere no software. Por exemplo, se um recurso custar 5 euros por mês e se gerir 50 recursos (como empregados, equipamento, etc.), o seu custo total será de 250 euros por mês.
• Ideal para : Empresas em que o software é utilizado principalmente para gerir os horários dos recursos (como pessoal, equipamento, salas).
• Benefícios :
  • Custo-eficácia : Menos dispendioso se o número de utilizadores for elevado.
  • Concentre-se na gestão dos recursos : Ideal para ambientes onde a planeamento de recursos é crítica.
• Desvantagens :
  • Complexidade potencial : Pode ser mais difícil de prever se o número de recursos flutuantes for elevado ou variar frequentemente.

Conclusão

A escolha entre pagar por utilizador e pagar por recurso depende das suas necessidades comerciais específicas. Se tiver uma equipa grande em que todos precisam de acesso total ao software, o pagamento por utilizador pode ser mais adequado. Por outro lado, se a sua empresa se centra na gestão de recursos específicos, o pagamento por recurso pode oferecer uma solução mais rentável e mais adequada.

A escolha do software de agendamento certo é crucial para otimizar a organização e a eficiência da sua empresa. As cinco ferramentas que analisámos - Asana, ClickUp, PlanningPME, Smartsheet e Visual Planning - oferecem benefícios distintos, e a escolha da melhor ferramenta dependerá em grande medida das suas necessidades específicas, da dimensão da sua equipa e do seu orçamento.

A Asana é uma solução robusta e fácil de utilizar, particularmente adequada para equipas que procuram uma ferramenta colaborativa e fácil de utilizar. É excelente na gestão de tarefas e projetos simples a intermédios, com preços que se mantêm competitivos para equipas de pequena e média dimensão. No entanto, para necessidades mais complexas ou equipas muito grandes, o custo pode aumentar rapidamente.

O ClickUp destaca-se como uma plataforma tudo-em-um altamente flexível que oferece uma excelente relação qualidade/preço. A sua capacidade de centralizar muitos aspetos da gestão de projetos (tarefas, documentos, controlo de tempo, etc.) torna-a uma excelente escolha para empresas que procuram uma ferramenta personalizável e acessível. No entanto, a sua curva de aprendizagem mais acentuada pode ser um impedimento para alguns utilizadores principiantes.

O PlanningPME oferece uma gestão eficiente de horários, recursos humanos e projetos. É particularmente adequado para empresas que têm necessidades específicas em termos de gestão de horários e planeamento de equipas. O PlanningPME oferece uma excelente relação qualidade/preço.

O Smartsheet combina o poder das folhas de cálculo com funcionalidades avançadas de gestão de projetos, tornando-o ideal para utilizadores que necessitam de flexibilidade e capacidades de automatização. É uma excelente escolha para empresas que necessitam de gerir projetos complexos e que já estão familiarizadas com ferramentas como o Excel. No entanto, para equipas mais pequenas ou projetos mais simples, o custo do Smartsheet pode ser proibitivo.

O Visual Planning é uma ferramenta de gestão de planeamento altamente configurável, particularmente adequada a grandes empresas ou indústrias com necessidades específicas de gestão de recursos e planeamento. No entanto, o seu custo e complexidade tornam-na adequada principalmente para grandes organizações com um orçamento substancial e uma equipa capaz de tirar partido de todas as suas funcionalidades.

Em suma, a escolha do melhor software de gestão de horários dependerá do seu contexto específico:

• Se precisa de uma ferramenta fácil de utilizar para projetos colaborativos simples a intermédios, a Asana é uma excelente opção.
• Para uma solução tudo-em-um flexível e rica em funcionalidades a um preço competitivo, o ClickUp é difícil de bater.
• Se é uma empresa com necessidades específicas de gestão de horários, o PlanningPME oferece uma excelente relação qualidade/preço.
• Para as empresas que necessitam de uma gestão avançada de projetos complexos com uma interface semelhante a uma folha de cálculo, o Smartsheet é uma escolha sólida.
• Por último, para as grandes organizações que necessitam de uma personalização extensiva e de uma gestão de recursos complexa, o Visual Planning é um investimento que pode compensar consideravelmente.

Independentemente da sua situação, recomenda-se que explore os testes ou demonstrações oferecidos por estes programas de software para determinar qual o que melhor se adequa às suas necessidades específicas antes de assumir um compromisso financeiro.